Automatización e Inteligencia Artificial, los dos extremos de un proceso continuo: la Automatización Inteligente

El mercado está cambiando radicalmente y se refleja en nuevos hábitos, deseos, maneras de comunicarse y de consumir. A su vez, esta transformación requiere de nuevos procesos, necesidades y servicios. Es aquí donde entra en juego la digitalización, que no entiende de tamaños o sectores, y que abre nuevas posibilidades de desarrollo, mejora de productividad y competitividad.

La transformación digital aporta a las organizaciones mayor rapidez, agilidad y eficiencia para afrontar los drásticos e imprevisibles cambios que acechan al mercado. A pesar de estas ventajas, la realidad muestra que hay distintos niveles de madurez en la transformación de las compañías. Desde las que cuentan con un alto grado de transformación, hasta en las que hay una presencia mínima de automatismos y de procesos digitalizados.

El principal muro a derribar: el desconocimiento

La mayoría de las empresas poseen las infraestructuras necesarias para la digitalización y cuentan con recursos humanos adecuados para su uso. Han superado una primera fase de digitalización, ya que sus niveles de conectividad y equipamiento son altos.

Sin embargo, cuando se aborda el camino hacia la digitalización son muchas las empresas que no saben por dónde comenzar o qué elementos tecnológicos deberían introducir.

Todas las dudas planteadas se pueden resumir en un único problema: el desconocimiento.

Las principales dudas y temores se originan sobre las interferencias que pueden producirse con el resto de sistemas de las compañías, algo que se puede resolver aplicando la automatización adecuada.

La automatización permite orquestar múltiples procesos integrando cualquier sistema, aplicación o infraestructura, tanto comercial como propietaria, interaccionando sin alterar la fuentes de información, si así se requiere. Entre estos sistemas se incluyen, ERPs, CRMs y SCMs.

Otra reticencia nace de la creencia de que los proyectos son complejos y con alto coste. Para medir la complejidad y conocer de antemano el coste es imprescindible establecer una primera fase de análisis de los procesos o assessment, utilizando herramientas BPA, que permiten conocer las necesidades reales e identificar qué tipo de procesos se pueden y deben automatizar, y la manera más conveniente de hacerlo.

El resultado del assessment nos ayudará a tomar decisiones y priorizar los procesos a abordar en base a distintos criterios: consumo de recursos, complejidad, errores en la ejecución, dependencia de conocimiento,…

El conjunto de procesos se puede afrontar de forma escalonada, con proyectos atómicos que ayuden a la empresa a madurar su estrategia de digitalización y escalando el alcance en base a la hoja de ruta establecida, lo que permite mantener el control en todo momento.

Respondamos entonces a otra cuestión, ¿qué procesos de negocio son automatizables?

Procesos repetitivos, tareas sin valor

A grandes rasgos podemos identificar un proceso como candidato a automatizarse basándonos en las siguientes premisas:

  1. Múltiples sistemas/fuentes de información: es necesario que uno o varios recursos accedan a diferentes sistemas independientes para obtener la información necesaria.
  2. Consumo de recursos/tiempo: debe suponer un alto consumo de recursos, que conlleve mucho tiempo de procesamiento o que exista una relación de alto coste/impacto por errores.
  3. Tipo de procesamiento: el procesamiento manual implica la generación de un gran número de errores; por ejemplo, datos no estructurados, errores humanos en el procesado de datos, la complejidad de las tareas.
  4. Procesos repetitivos o periódicos.
  5. Trazabilidad: el proceso se establece por una serie de reglas y cálculos complejos que dificultan la trazabilidad.
  6. Excepciones limitadas: procesos simples con el menor número de excepciones menores en el desarrollo. Una vez realizado dicho proceso, se pueden incluir procesos más complejos o propensos a errores.

Una vez visto esto, tendremos en cuenta que para implantar soluciones de automatización y digitalización de procesos de negocio hay que pensar en: Gestión del Conocimiento, Automatización y Machine Learning.

Utilizando estas tres herramientas nos acercaremos al objetivo, la Automatización Inteligente, fruto de la automatización de procesos combinada con la aplicación de Inteligencia Artificial y Gestión del conocimiento, para alcanzar el último peldaño al que aspiramos llegar en la transformación: la gestión automatizada de la totalidad de procesos de la organización destinando la actividad humana a las tareas de aporten valor.

En definitiva, las ventajas son múltiples y medibles: 80% más de eficiencia, 50% menos errores y un 70% más de rapidez en la gestión de procesos. Para conseguirlo disponemos de soluciones escalables y flexibles. Somos el socio adecuado, sea cual sea el nivel de madurez existente.

Nuestro valor diferencial es el acompañamiento y asesoramiento a quienes deciden dar el paso hacia la digitalización de sus procesos de negocio, ayudándoles a sacar el máximo partido a la implementación de automatismos.

Anadelia Sardella

Directora de la Unidad de Negocio de Digitalización de Procesos