Identificar procesos y analizar prioridades, pasos obligatorios antes de implantar RPA (II)

Implantación de 3 a 6 semanas y ROI en 4 meses

 
Aunque las herramientas se pueden implementar en cualquier orden, la experiencia de Ozona Tech demuestra que el éxito de los proyectos de RPA radica en aplicar metodologías Agile y en desarrollar microproyectos e iteracciones muy cortas. El objetivo es ir paso a paso e ir sumando fases.

En primer lugar, lo más adecuado es implantar automatismos que realicen tareas concretas, aisladas y sencillas. En posteriores iteraciones, se agrega complejidad y relacionan los distintos automatismos

Cuando se cuenta ya con varios procesos implementados, asimilables a un trabajador virtual, es conveniente introducir un panel de control que permita coordinar las tareas que realizan y hacer un seguimiento del resultado de cada ejecución.

El desarrollo de estos procesos automatizados deben permitir la posterior integración con otras herramientas de digitalización tales como BPMs, que gestionan el flujo de los pasos de un proceso, servicios de Machine Learning que doten a los robots de capacidad de aprendizaje en base al entorno, asistentes virtuales, analítica de datos, etc.

Esta evolución permitirá la convergencia a una ejecución automatizada end-to-end de los procesos de negocio

¿Cómo abordar un proyecto de automatización?

Dos son los pasos imprescindibles a dar para abordar un proyecto de estas características:

  • Identificación de procesos: teniendo en cuenta las principales características generales que caracterizan a los procesos candidatos a ser automatizados como el ser repetitivos o periódicos; consumir recursos/tiempo proporcional al volumen de tareas; que acceden a múltiples sistemas y fuentes de información; que concatenan un número elevado de pasos secuenciales, aunque no necesariamente complejos.
  • Prioridad: es vital establecer una matriz para organizar la automatización e identificar qué procesos tienen menos complejidad y aporten más beneficios (“quick wins”).
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Para conocer qué procesos son más interesantes en términos económicos, la fórmula es enfrentar el coste de implantación con el coste de la ejecución manual del proceso. Un robot de complejidad media se puede implantar en un rango de entre 3 y 6 semanas, mientras que los retornos están entre 4 u 8 meses (en los casos más complejos).

Nuestra experiencia nos ha demostrado que gran parte del fracaso en la automatización tiene su origen en haber puesto en marcha el proyecto saltándose la fase de priorización lo que ha derivado en que los beneficios no sean percibidos por los usuarios y el resto de la organización.

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