RPA: dando valor al equipo humano

Lejos de pensar en un futuro distópico, hablar del software de robotización de procesos (RPA) forma parte de nuestro presente. Es un mecanismo que aporta múltiples beneficios: elimina errores, incrementa la productividad y la eficacia. En este post analizamos cuándo es la solución más indicada y qué ventajas aporta a las compañías.

Los robots RPA mueven el ratón, buscan la información, la registran y seleccionan opciones igual que si lo hiciera un humano. La diferencia es que están programados para tareas rutinarias de bajo valor, dejando que sean los equipos humanos los que aporten creatividad y experiencia en los procesos. Esto al final beneficia a las organizaciones en su competitividad y también al personal al poder dedicarse a labores productivas y de alto valor.

El principio de Pareto en la automatización

 
En los primeros años del siglo XX, Vilfredo Pareto, economista, sociólogo e ingeniero ítalo-francés, investigó cómo se distribuía la riqueza en Italia. Concluyó que el 20% de la población disponía de un 80% de los recursos.

Hoy, este principio, también conocido como la Regla 80/20 hace referencia a la productividad: “el 20% del esfuerzo, genera el 80% del rendimiento”. Y esto es aplicable a la automatización de los procesos de negocio.

En el caso de los equipos tradicionales, el 80% de la tareas son mecánicas y solo el 20% aporta valor. Sin embargo, en los equipos con software RPA, el 20% de las tareas son mecánicas y el 80% generan valor. La automatización libera a los equipos humanos de carga de trabajo repetitiva para que se puedan centrar en aquello que realmente es productivo.

Esto es una ventaja más que destacada para las compañías porque ayuda a la fidelización de los equipos de trabajo y mejora su motivación al dejar de hacer tareas repetitivas. Los robots RPA deben ser considerados una herramienta más de productividad en el entramado de la organización.

Beneficios de la automatización

 
Además de lo comentado, la RPA aumenta la fiabilidad de los procesos, elimina la fuente de errores que suele ser la ejecución manual y optimiza y agiliza los procesos, pudiendo finalizar ciertas operaciones en menos tiempo.

Este tipo de soluciones puede aplicarse a cualquier tipo de compañía, ya sea grande o pequeña. Puede implantarse en áreas y abordarse de forma escalable, incorporando procesos o departamentos. En todo caso, tendremos que considerar una serie de cuestiones para garantizar los mejores resultados:

  1. Procesos repetitivos o periódicos
  2. Consumo de recursos/tiempo proporcional a volumen de tareas
  3. Acceso a múltiples sistemas/fuentes de información
  4. Concatenación de un número elevado de pasos secuenciales

 

Solución integrable, escalable y agnóstica

 
Hemos visto qué se consigue y cuáles son los procesos que deben contemplarse, pero…¿cómo debe ser la solución RPA para que sea existosa? Aquí las claves:

  • Integrable: imprescindible hoy en día que cualquier herramienta tecnológica tenga capacidad para comunicarse con otras. Los robots RPA no pueden ser menos, deben poder integrarse con el resto de sistemas de gestión de la organización, desde el ERP, hasta el CRM.
  • Escalable: es clave la capacidad de integración de todos los nodos de la arquitectura para hablar de una escalabilidad incremental o por fases. Siempre, adaptándose a las necesidades de cada compañía, actuales y futuras.
  • Agnóstica: la tecnología debe proporcionar soluciones adaptadas a cada circunstancia, por lo que hay que utilizar la solución y la herramienta más adecuada en cada situación.