Office365, la solución más utilizada y aún por descubrir
Fran González Hermida, director de Innovación de Ozona Tech
En la medida en que aumentó trabajo en remoto, se transformó el actual ecosistema laboral. Hoy conviven el trabajo presencial, el teletrabajo y la combinación de ambos mundos, lo que conocemos como trabajo híbrido. Todo este cambio, supuso un reto y un catalizador para la propia transformación digital de las compañías.
Con estos nuevos modelos se han generado nuevas necesidades, como la colaboración y la comunicación. En estos momentos, fundamentales tanto en un modelo en remoto como físico. Además es constante la búsqueda de modelos de productividad, conciliación y mejora continua.
Añadamos que vivimos en un mundo tan deslocalizado que podemos encontrar a nuestros competidores en cualquier lugar y esto nos obliga a mejorar nuestros procesos y garantizar nuestra competitividad en el mercado. Para todo ello, es clave disponer de un ecosistema tecnológico que nos ayude a realizar distintas tareas y procesos de trabajo; que optimice nuestro tiempo; y nos facilite ser más eficientes.
Retos de los actuales modelos de trabajo
Hace ya casi dos años, pasamos en pocos días de un modelo presencial a uno virtual e incrementar capacidades – saber utilizar un sistema de videollamada, nuevos periféricos (cámara, micro, auricular) o herramientas colaborativas.
Y, desde entonces, somos testigos de nuevos retos. Desde una adecuada desconexión digital, hasta la accesibilidad a la infraestructura corporativa con todas las garantías de seguridad y disponibilidad. Desafíos donde se incluye el dimensionamiento de la infraestructura digital y la disponibilidad de los instrumentos y herramientas adecuadas. O, lograr relaciones e interacciones más humanas vía online.
Fortalecer el trabajo en los nuevos entornos
Una de las herramientas que fortalece el teletrabajo y mantiene y mejora la eficiencia y la productividad en los distintos entornos de trabajo (teletrabajo, presencial o híbrido) es Office365.
La suite de Microsoft, una de las más conocidas y utilizadas a nivel mundial, se ha convertido en una herramienta cloud que permite crear, acceder, compartir documentos online y colaborar entre los distintos usuarios. Solo hace falta una conexión a Internet y el acceso al nivel de licencia que encaje con las necesidades de cada organización.
La principal diferencia entre Office y Office365 es que en esta última se puede acceder a los archivos en tiempo real y trabajar en simultáneo en los documentos colaborativos, independientemente desde dónde nos conectemos. De hecho, OneNote, Teams o OneDrive toman impulso en Office365 por su capacidad para compartir información.
Las ventajas que aporta esta versión cloud son múltiples. Para empezar, es la evolución natural de Office, solo que permite llevar la empresa fuera de la oficina. Es posible trabajar en la nube desde cualquier sitio y dispositivo con excelentes herramientas de colaboración y organización interna. Asimismo, ofrece almacenamiento seguro y administración de permisos; evolución y actualizaciones constantes; proporciona todos los servicios en un único paquete; diferentes tipos de licencias; y elimina parte de la infraestructura local.
Y no lo olvidemos, facilita la creación de contenidos a través de herramientas ya arraigadas en los entornos de trabajo. ¿Hay alguna otra solución para hoja de cálculo tan utilizada como Excel?
Trabajando de manera eficiente con Office365
Actualmente, para cualquier compañía son básicas la movilidad, la colaboración, la comunicación, la tecnología y la eficiencia, la protección de la información y el impulso del uso de los datos.
Los trabajadores aprecian que su trabajo sea flexible como una de sus prioridades y ya no valoran exclusivamente expectativas económicas. Este hecho nos dice que si conseguimos mejorar esta flexibilidad, también mejoraremos su productividad. Office365 crea un entorno flexible y seguro al disponer de aplicaciones móviles específicas de las distintas herramientas.
En cuanto a la colaboración, el trabajo en equipo es un componente clave y permite la coautoría, que es la lluvia de ideas 2.0. Que dos personas puedan editar el mismo documento, viendo los cambios, elimina la necesidad de generar nuevos documentos o versiones.
Si nos paramos en la comunicación, a través de Office365, los usuarios pueden interactuar con videollamadas, grupos o chats de forma sencilla. Si la tecnología impulsa la eficiencia y la productividad, los equipos pueden trabajar de forma fluida y sin esfuerzo. Cuando todas las herramientas interactúan entre sí, ampliamos la capacidad de colaboración y eficientamos procesos. Que un enlace en Word te permita abrir un Teams reduce pasos y mejora el trabajo en tiempo real.
Finalmente, llegamos a los datos. Por un lado, su protección. Office365 ayuda a cumplir normas sectoriales de privacidad, al tiempo que posibilita definir el nivel de seguridad. En su core está garantizar los datos y la visibilidad de acceso, además del trabajo e inversión constante en seguridad contra ciberamenazas.
Por otro, no podemos olvidar lo que significa un correcto análisis de los datos para la toma de decisiones y el devenir empresarial. La información debe ser usada para transformar la empresa y con las aplicaciones centradas en ella que conforman la suite de Microsoft podemos visualizar datos y compartir cuadros de mando.
Como vemos, Office365 es una herramienta imprescindible para las organizaciones de todos los tamaños y sectores. Facilita la gestión en los nuevos modelos de trabajo, la comunicación y la colaboración entre los equipos. Aún siendo conocida y utilizada, todavía guarda secretos por descubrir.
