La automatización de procesos, primer paso de la transformación digital de las EE.LL.
El Plan de Digitalización de las Administraciones Públicas, enmarcado en la Agenda España Digital 2026, tiene como fines tanto la simplificación y personalización de la relación entre los ciudadanos y las empresas con las administraciones, como que en 2025 al menos la mitad de los servicios públicos estén disponibles para los ciudadanos a través de aplicaciones móviles. Con estos objetivos en mente, la transformación de las AAPP todavía tiene mucho camino que recorrer: aún hoy se realizan procesos manuales para la introducción de datos y faltan múltiples procesos por digitalizar.
Las ayudas europeas que están ya llegando a las entidades locales suman en la última convocatoria más de 154 M de euros que se destinarán a subvencionar mejoras en la accesibilidad de los servicios públicos digitales, reducir la brecha digital, reutilizar servicios y soluciones, aumentar la eficiencia y eficacia de los empleados públicos y a utilizar de forma activa tecnologías como chatbots, robotización y automatización o plataformas, entre otros sistemas disruptivos y emergentes.
Uno de los primeros pasos en la modernización y digitalización de las entidades locales está siendo la automatización de procesos. Con ella se cumplen dos requisitos de las actuaciones: mejorar la eficiencia y eficacia de los empleados públicos y utilizar de forma activa las tecnologías de vanguardia.
El equipo de Transformación Digital de Ozona Tech está trabajando junto con múltiples ayuntamientos, diputaciones y consejos insulares, entre otras entidades locales, para conocer de primera mano sus necesidades actuales y facilitar tanto la obtención de las ayudas, como la puesta en marcha de iniciativas de digitalización. Desde Ozona Tech estamos acompañando a estas entidades en su digitalización empezando por una fase previa de consultoría y análisis sin coste asociado.
Las AAPP deben enfrentarse hoy a la falta de recursos, la estricta y compleja normativa que implica nuevos procesos y tareas, y una mayor exigencia ciudadana cada vez más acostumbrada a disponer de la información en la palma de la mano. Por eso, disponer de sistemas que faciliten la entrada de datos a los distintos sistemas o la automatización de ciertos procesos está ahorrando tiempos y permitiendo destinar los recursos allí donde realmente son necesarios.
En estos momentos, estamos ayudando en la validación de requisitos de solicitudes para subvenciones; en la baremación de solicitudes para oposiciones locales; la gestión de partes de alta, baja y confirmación de incapacidades temporales; el envío de ficheros de cotización a la Tesorería de la Seguridad Social y en la recepción de mensajes de respuesta; gestión de fichas de vehículos; liquidación de servicios prestados por los ciudadanos; o en la descarga de notificaciones judiciales de LexNet, por poner tan solo unos ejemplos.
En estas tareas, los procesos van desde verificar documentación, generar informes técnicos y resoluciones o crear expedientes en gestores documentales. Recordemos que todos los procesos automatizables deben cumplir unos requisitos: repetitivos, basados en reglas, con entrada de datos electrónica, con un bajo índice de excepciones y estables o que sufran poca variación. Como estamos viendo, en las entidades locales, hay muchos que cumplen con ellos.
Pregúntanos por nuestros servicios y soluciones de Transformación Digital para EE.LL. en: info@ozonatech.com
