NovedadesLa automatización de procesos, un pilar de la transformación digital

La automatización de procesos, un pilar de la transformación digital

Hace tiempo que la modernización de las compañías dejó de basarse exclusivamente en la implantación de tecnología. Hoy, la transformación digital implica optimizar procesos y gestionar el cambio cultural. Solo así conseguiremos todas las ventajas de la digitalización: resiliencia, flexibilidad, eficiencia, productividad, etc.

Bajo esta premisa, es vital disponer de tecnologías que optimicen los procesos de la empresa y analizar cada uno de ellos para detectar áreas de mejora y hacerlos más sólidos y robustos. De forma paralela, es fundamental acercarse a los usuarios y conocer sus inquietudes en un mundo lleno de tecnologías disruptivas que generan cambios en la forma de abordar ciertas tareas. La gestión del cambio es clave porque será la forma de que los proyectos tengan éxito.

Los objetivos de una estrategia de transformación digital se basan en identificar, valorar y priorizar las tecnologías y establecer un mapa de ruta para alcanzar el objetivo de la hiperautomatización de los procesos.

En el camino hacia la hiperautomatización

Con el objetivo de que todo proceso se pueda ejecutar de forma automática desde el principio hasta el final, el primer paso será la automatización de tareas donde juega un importante papel la tecnología RPA: automatismos que realicen tareas concretas, aisladas y sencillas.

Cuando se cuenta ya con varios procesos implementados, llegamos a la automatización inteligente con tecnologías Machine Learning donde se realizan procesos de aprendizaje automático. Por último, el desarrollo de estos procesos automatizados debe permitir la posterior integración con otras herramientas de digitalización tales como BPMs, analítica de datos, asistentes virtuales o la identificación digital.

Será imprescindible en este camino medir el rendimiento de la fuerza digital de la organización. Pero empecemos por el principio.

RPA: valor, escalabilidad, fiabilidad y agilidad

La automatización no es realmente nueva y la RPA no es la única tecnología para automatización, pero aporta soluciones en sistemas estancos. Este software automatiza procesos imitando las acciones humanas: mueve el ratón, selecciona opciones, busca en el monitor y registra información.

Entre sus ventajas, interactúa con las aplicaciones sin impactar en ellas, no comete errores ni compromete la seguridad, es de implementación rápida y a bajo coste, y trabaja 24×7. Estamos ante un software fácil de implementar y mantener y que se adapta a los cambios que pueda haber en los sistemas de entrada.

Dicho esto, la tecnología RPA aporta a las compañías:

  • Recuperación de recursos: automatiza tareas repetitivas y de bajo valor.
  • Permite la escalabilidad del negocio: elimina la necesidad de aumentar recursos en función del aumento de la producción.
  • Aumenta la fiabilidad de los procesos: elimina la fuente de errores que supone la ejecución manual de tareas repetitivas.
  • Optimiza y agiliza los procesos implantados: permite finalizar más operaciones en el tiempo.
Recordando a Pareto

A principios del siglo XX, Vilfredo Pareto, economista, sociólogo e ingeniero italo-francés, investigó cómo se distribuía la riqueza en Italia. Concluyó que el 20% de la población disponía de un 80% de los recursos.

Este principio, también conocido como la Regla 80/20, hace referencia a la productividad: “el 20% del esfuerzo, genera el 80% del rendimiento”. Y es aplicable a la automatización de los procesos de negocio.

En el caso de los equipos tradicionales, el 80% de las tareas son mecánicas y solo el 20% aporta valor. Sin embargo, con software RPA, el 20% de las tareas son mecánicas y el 80% generan valor. La automatización libera a los equipos de carga de trabajo repetitiva para que se puedan centrar en aquello que realmente es productivo.

Metodología para el éxito

Si automatizar consume tiempo y recursos, no tiene sentido. La premisa de la metodología de Ozona Tech es que sea mínimamente invasiva, excepto en la fase donde hemos identificado un proceso y necesitamos acercarnos al usuario y disponer de su perspectiva. Debemos conocer el tiempo real que conlleva realizar ese proceso para saber si es adecuado o no su automatización.

Como base principal a la hora de identificar procesos, debemos fijarnos en que sean: repetitivos, basados en reglas, con entrada de datos electrónica, con un bajo índice de excepciones y estables o que sufran poca variación.

Una vez tenemos esto claro, debemos abordar los procesos en base a prioridades confrontando el beneficio que se pueda obtener de la digitalización, con la complejidad que conlleve. Para ello, es vital establecer una matriz para organizar la automatización e identificar qué procesos tienen menos complejidad y aporten más beneficios (“quick wins”).

Nuestra experiencia nos ha demostrado que gran parte del fracaso en la automatización tiene su origen en ejecutar proyectos saltándose la fase de priorización, lo que ha derivado en que los beneficios no sean percibidos ni por los usuarios ni por el resto de la organización. Un proyecto de prioridad 1 se puede implantar en menos de 3 semanas con un retorno menor a 6 meses.

Hacia la integración con IA

En los últimos años, la automatización de procesos ha crecido de forma considerable. Como decimos, es un pilar de la transformación digital. Las empresas han evolucionado desde la implantación de un robot RPA a una plataforma de automatización donde el próximo paso es la suma de la inteligencia artificial.

Incorporar IA a la digitalización de procesos aporta más valor y mejora significativamente la eficiencia de las organizaciones. La tecnología ya está aquí, ahora solo queda dar el salto y apoyarse en partners que ayuden a crecer.